Bij het eerste gesprek over mijn idee om als zzp-er te starten, kwam het notuleren ter sprake. Nou, word jij warm van notuleren? Dat doe je toch als management assistente? Bah, echt saai….Tja, een vergadertijger ben ik niet en alleen notuleren lijkt me wat eenzijdig. Maar om eerlijk te zijn, vind ik notuleren heerlijk om te doen.
Passief-actieve rol
Als organisator en notulist van een vergadering neem ik een passief-actieve rol in. Het begint al bij de uitdaging om een meeting te plannen. Managers die hun eigen agenda leidend willen laten zijn, diverse belangen, prioriteiten en vind dan maar eens een moment om het overleg (gisteren) plaats te laten vinden. Dat begint al gaaf. Ik vind het vergaderen om te vergaderen niet spannend, maar als het een meeting is met een duidelijk doel en belang vind ik het een kick om de voorzitter passief-actief te ondersteunen in het bereiken hiervan. Ik ben geen ‘deelnemer’ van het overleg, maar zorg wel dat de richting die wordt bepaald en de belangrijkste afspraken worden vastgelegd.
Nut van een goede voorbereiding
Dan de voorbereiding, doel bepaling, agenda opstellen en de stukken voor de meeting verspreiden. Over de agenda wordt nog wel eens makkelijk gedacht. Een belangrijk ding om voldoende uit een meeting te kunnen halen (en niet te vergaderen om te vergaderen….gaaaaaap). Daarnaast kan een voorzitter nogal eens tijd tekort inplannen in de voorbereiding van de inhoud. Super leuk om daar een ondersteunende rol in te hebben. Als notulist ben ik waarschijnlijk het beste voorbereid! Ik heb de stukken gelezen, weet de intenties van de voorzitter en het doel van de meeting. Tenslotte heb ik de relevante stukken verspreid en geholpen in de voorbereiding.
Vergadering, het ritueel
Tijdens de vergadering vind ik het heerlijk om me te focussen op de inhoud, maar ook op de menselijke interacties. Lees; non-verbale communicatie, emoties, interesse, inzet, compassie of het ontbreken ervan en de kracht van de voorzitter om er een goed (nuttig) overleg van te maken. Heerlijk om te merken wie zich wel of niet hebben voorbereid en hoe mensen door de mand kunnen vallen of onverwacht super sterk uit de hoek kunnen komen. Heerlijk om tijdens vergaderingen op te merken welke menstypes aanwezig zijn; de chaoot (kan niets terugvinden als hij/zij ergens op terug wil komen), de perfectionist (tot in de puntjes voorbereid en weet welke punten hij/zij wil maken, maar is soms veel te rechtlijnig), de gezellige (ziet de vergadering als kans om uitgebreid met collega’s bij te kletsen over vakanties en hobby’s), de professional (daar kijk ik het liefste naar; sterke inbreng op de juiste momenten), de betweter (op ieder punt een eigen mening, die uiteraard afwijkt), de wegkijker (wil het liefst niet deelnemen aan de meeting, zegt 1 of 2 keer wat en kijkt het liefst uit het raam). De voorzitter merkt dit vaak op en de manier waarop iedereen wordt betrokken bij de vergadering en in zijn/haar waarde wordt gelaten, vind ik een fantastisch ritueel. Uiteraard weet ik wie wie is, wat hun rol is en het mooie van alles….ik leg alles vast! Op een manier, die de opdrachtgever wenst. Denk aan een samenvattend of uitgebreid verslag, een woordelijk verslag, uitsluitend een actiepuntenlijst of anders.
Sfeerbepaler
Ook de niet onbelangrijke rol van gastvrouw en ‘sfeerbepaler’ ligt vaak bij de notulist. Is de ruimte oké, de catering goed geregeld, heeft iedereen alle stukken (zo nee, dan regel ik dat nog even snel voor de meeting start), zijn er nog (technische) bijzonderheden die moeten worden geregeld voor de gastspreker? Sfeer kan de betrokkenheid van de deelnemers en daarmee de uitkomst van een meeting mede bepalen. Onderschat de rol hiervan niet.
Goede verslaglegging, goud waard
Na de meeting (binnen 24 uur in de mailbox van de voorzitter) worden de concept notulen doorgenomen. De inhoud klopt als een bus, maar soms moeten er een aantal opmerkingen bij worden gezet, aangepast of worden weggepoetst. Dat vind ik ook een heerlijk spel. De notulen maken zoals de betreffende opdrachtgever/voorzitter het wil en uiteraard zonder zinsopbouw- en typefouten. Het belangrijkste is over het algemeen een heldere actiepuntenlijst. Tijdens de meeting wordt daar (vaak als één van de eerste punten) op ingegaan. Dan komt aan het licht wie wel en wie niet zijn/haar ‘huiswerk’ heeft gedaan. Goede notulen helpen ook bij de voorbereiding van de volgende bijeenkomst. Ook bij het vormen van een dossier over een bepaald onderwerp of van een medewerker (gespreksverslagen) is de verslaglegging van cruciaal belang. Een goed verslag is het halve werk! Het verslag is dus in zoveel opzichten leidend in het hele proces van meetings. Vat dit niet te licht op. Een goede notulist is goud waard.
Duurzaam vergaderen prioriteit
Als er dan veel moet worden vergaderd, laten we het dan duurzaam doen. Het uitprinten van vergaderstukken is soms praktisch, maar hele bomen kappen voor een agenda en notulen is zonde en hopelijk bij de meeste organisaties verleden tijd. Systemen als IBabs of Ourmeeting werken perfect om papierloos te vergaderen, maken het interactief en heel overzichtelijk. Vergaderstukken kun je ook opslaan in de cloud of een gemeenschappelijke map. Voor iedereen is het dan mogelijk alles te vinden en te openen tijdens de meeting. Om de CO2-uitstoot te verminderen, kunnen meetings via Skype worden georganiseerd. Afstanden afleggen om aanwezig te zijn op één locatie is niet meer noodzakelijk. Naast CO2-uitstoot bespaart dit ook veel tijd.
Notulist en voorzitter, ijzersterk duo
Om terug te komen op de vraag of ik notuleren leuk vind. Ja, ik vind het een kunst. Ik ben er trots op, dat ik het leuk vind, er warm van word en er goed in ben. Er komt zoveel meer bij kijken, dan alleen wat typen tijdens een meeting. Als in een vergadering weinig aandacht wordt besteed aan notulen, zie dat dan niet als een teleurstelling maar als compliment. Het is prima vastgelegd. Tot slot is een voorzitter en een notulist in een sterk duo in staat om de meeting compleet, efficiënt, nuttig en geslaagd te laten zijn! Wie vindt dat nou geen toffe uitdaging? Daag me uit en laat me ‘supporten’ bij de meetings van jouw organisatie. Leuk, ik kijk er naar uit.
Recente reacties