Tips time management & inspiration time

Time management is een ‘lifesaver’. Om taken af te ronden en doelen te behalen in werk, de hoeveelheid ervan te kunnen overzien en hiermee rust te creëren (en stress te reduceren). Ook om in het privé leven de balans te houden tussen tijd voor jezelf, gezin, familie, vrienden, sport en verplichtingen is het managen van tijd onmisbaar. Echter, de laatste tijd zie ik steeds meer de keerzijde van een volledig gepland bestaan. Er lijkt bijna geen mogelijkheid meer te zijn voor spontaniteit. Om een goed idee met de directie door te nemen, kun je over twee weken terecht. Afspraken met vriendinnen moeten weken, dan wel maanden, vooruit worden gepland. De verjaardag van mijn zoon moet minstens een maand van te voren worden aangekondigd, als we willen dat er iemand kan komen. Voor concerten of events moet je vaak al een jaar van te voren een ticket kopen. En dan niet te vergeten de zomervakantie, die wordt door veel mensen al 6 tot 12 maanden van te voren geboekt (anders heb je geen plek meer op die camping of in dat gebied). Hoe zit het dan met het feit of je er wel zin in hebt? Heb je een afspraak 6 weken van te voren gepland, wil je die dag veel liever een boek lezen of een pyjama dag houden…. En hoe zit het met ergens zijn op het juiste moment en de juiste tijd; (goddelijke) timing en ment to be? En dan heb ik het nog niet eens over het kunnen laten stromen van inspiratie. Dat laat zich dus echt niet plannen. Nogmaals time management is belangrijk en noodzakelijk, zeker voor het behalen van (deel)doelen binnen gestelde termijnen en om het werk en leven overzichtelijk, behapbaar en gestructureerd te houden in de beperkte tijd. Ik ben een voorstander van efficiënt met tijd omgaan, je wint er veel mee. Maar houdt de spontaniteit erin, geef inspiratie de kans en houd je gevoel levend door het ‘over-managen’ van je tijd tegen te gaan.

Tips time management & inspiration time:

1. Maak een overzicht wat je wilt/moet plannen – managen en maak een tijd tabel. Welke taken zijn er? Hoeveel tijd is beschikbaar en/of wil je eraan besteden? Voor het plannen zelf moet er ook tijd worden ingeruimd.
2. Stel doelen (in de tijd), maar ga vooral met de deeltaken aan de slag Verdeel einddoelen in deeltaken. Dat maakt werk (ook in de tijd) overzichtelijk. Dit geeft voldoening zonder dat het einddoel reeds is behaald. Het geeft snel inzicht in haalbaarheid van het uiteindelijke doel in tijd of in resultaat of dat bijsturing nodig is. Taken die met elkaar te maken hebben, kunnen worden gebundeld.
3. Vooruit plannen en maak gebruik van de plan mogelijkheden; Wat gepland kan worden moet worden gepland. Ook al is het ver vooruit. Bekijk wekelijks wat haalbaar is en of de planning moet worden bijgesteld. Daarnaast is het belangrijk een voor jou werkbare manier te vinden om een to-do list te maken; denk aan sticky notes, taken aanmaken in outlook, agenda blokken of bekijk de vele handige plan-apps.
4. Piekmoment en uitstelgedrag (en aanpassing leefschema) Plan lastige taken in de piekmomenten. Wanneer ben jij het meest fris en productief? Ik ben echt een ochtend mens. Voor het ontbijt knal ik op mijn best. In de voormiddag ben ik niet veel waard. Hierop pas ik mijn leefschema op aan. Het is een gewoonte om lastige klussen als laatste te doen. Grote kans dat het dan blijft liggen. De ‘mind’ vindt dan altijd andere prioriteiten.
5. Zorg voor een buffermoment tussen afspraken en/of taken Plan niet de hele dag vol. Zaken kunnen uitlopen, er kan iets tussen komen.
6. Perfectionisme als tijdvreter, georganiseerd te werk gaan en single-tasking Ik heb deze drie dingen bij elkaar genoemd, omdat het aan elkaar is gerelateerd. Uiteraard is perfect werk afleveren een doel. Echter vaak is gewoon goed, goed genoeg. Georganiseerd en overzichtelijk te werk gaan, levert in de regel meer tijd op (om perfect werk af te leveren). Multi-tasking is overgewaardeerd. Doen wat je doet met aandacht en goed. Niemand kan meerdere dingen tegelijk (goed) doen!
7. Doe minder en volg de 80-20 regel Door minder taken in te plannen op een dag, is er meer tijd om daar mee aan de slag te gaan en betere resultaten te boeken. Daarnaast is er wellicht tijd over om nog iets anders (ongepland) op te pakken. Het heeft ook een psychologisch effect; als de planning van de dag nooit wordt behaald (omdat er teveel wordt ingepland), geeft dat een onaf en falend gevoel. Dit werkt negatief voor inspiratie en welzijn. Daarnaast is het pareto-principe fijn om voor ogen te houden (80-20 regel). Efficiënt richten op taken en uitdagingen. In veel gevallen is het mogelijk als eerste te richten op de (deel)taak, die het meeste invloed heeft op de uitkomst/oplossing van de uitdaging.
8. Plan ook tijd voor lunch, inspiratie, wandeling, sociale contacten op het werk etc. Neem aan, dat dit geen toelichting nodig heeft…..Daarnaast kunnen wacht- en reis- momenten worden ingezet voor nuttige zaken (podcast luisteren, les volgen, verslag doornemen of een meditatiemoment).
9. Tijd voor ‘niets’ en zeg ‘nee’ Het ‘over-managen’ van tijd zorgt voor een gevangen gevoel in tijd en mogelijkheden. Het stromen van inspiratie, doen van spontane, leuke dingen en het leven in het moment is zo belangrijk en heerlijk. Vooral voor de vrouwen onder ons: zeg eens nee!
10. Werk en privé De tips zijn voornamelijk gericht op werkgerelateerde zaken, maar gelden ook voor ‘private time’. Vergeet niet, dat privé tijd nodig is om energie op te laden en te genieten. Met een volgepland bestaan lukt dat vaak onvoldoende. Plan eens niet meer dan één afspraak per weekend(dag) of houdt een aantal weekenden per kwartaal helemaal vrij voor spontane ingevingen. Een ‘offline’ dag in de maand is ook een verademing. Keep the inspiration (time) alive!

Ik wil iedereen veel plezier wensen met het nuttig en efficiënt gebruiken van de tijd. Er is zoveel te doen en het leven is kort. Maar vergeet niet te genieten en neem het leven en alle taken en verplichtingen niet te serieus. Het leven is een spel. Speel het op je eigen manier en maak er een feest van.