Mijn ambitie is om als zzp-er management assistent ingezet te worden als ondersteuner bij projecten in de zorg of de maatschappelijk dienstverlening. De branche kenmerkt zich door de opkomende projecten o.a. om zorg of dienstverlening te verbeteren, samenwerking aan te gaan met (keten) partners of efficiënter te werken. Het is reeds ‘gewoon’ in de branche om te werken met (externe) projectleiders. Echter, de ondersteunende functie in projecten wordt in loondienst aangeboden. Dit is altijd al zo geweest en met het oog vooral op de kosten, is het ook niet aantrekkelijk dit te veranderen. Of is dat niet zo? Leuk, om het gebied te ‘ontginnen’.
Risicomanagementsysteem
Als manager of directie in de zorg of de maatschappelijke dienstverlening zou ik ook zeker kijken naar de risico’s en de kansen bij de projecten die worden geïnitieerd en de mensen die ik erop zet. Management – of project assistenten neemt men aan in loondienst……tenzij de waardepropositie van een zzp-er heel sterk is en het uurtarief schappelijk. Die uitdaging wil ik wel aangaan!
Bij een risicomanagementsysteem is het volgens mij zoeken naar een balans tussen risico’s en kansen in een organisatie en/of een project. En daarmee de risico’s inzichtelijk, beheersbaar en controleerbaar maken en hiermee risico’s te voorkomen of snel op te kunnen lossen. Het afzetten tegenover de kansen is dan wel cruciaal. Als ik de sterke waardepropositie aangeef van de inzet van een zzp-er in de (management-/project) ondersteuning zie ik al 10 kansen, die ik graag onder de aandacht wil brengen
1. Risico bewustzijn
In risicomanagementsystemen gaat de verantwoordelijkheid inzake risico’s en kansen niet verder dan de leidinggevende laag. Projectleiders, afdelingshoofden, bestuurders, management en directie zijn portefeuillehouders van projecten of organisatieveranderingen. Management assistenten hebben geen of minimale verantwoordelijkheid als het gaat om risicobewustzijn in relatie tot hun werk. Voor een zzp management assistent is het noodzakelijk om risicobewust te werken en te handelen (kwaliteit, kwantiteit, tijd, financiën) en hier dus adequaat op in te springen, juist voor de opdrachtgever.
2. Resultaatgericht
Een zzp-er management assistent zal de beoogde resultaten goed beschrijven in de opdracht. Het bewaken en mogelijk bijstellen van doelen en resultaten in tijd, kwaliteit en financieel is dagelijkse kost voor een zelfstandig ondernemer. Voor de controle op functioneren heeft een zzp-er een actieve plan, do, act, check- cyclus geïntegreerd en zal in bijv. overlegmomenten efficiency kunnen worden aangetoond. Dat is een veel actiever en resultaatgericht systeem en dus een kans t.o.v. de jaarlijkse functioneringsgesprekken in een organisatie.
3. Kwaliteit
Kwaliteit van ondersteuning in een project wordt nog wel eens gezien als ondergeschoven kindje. Gezien opleiding, ervaring en ambitie zou ik de te leveren kwaliteit als kans (tegenover een risico) willen ‘verkopen’. Een ondersteuner die mee kan denken, werk ziet liggen, snel en effectief werkt, en high level support (HBO) kan oppakken. Met daarbij 20+ jaar werkervaring als P&O-adviseur, officemanager en management assistent. HBO-opleiding P&A, Post HBO-bedrijfskunde en HBO-niveau officemanager is een greep uit mijn opleidingsachtergrond. Om nog meer mee te kunnen denken en te sparren volg ik nu een opleiding tot coach. Daarnaast neem ik tonnen levenservaring mee.
4. Snelheid – Tijd
Ook tijd en snelheid is een factor, wat risico’s kan voorkomen. Voor assistenten in loondienst is er een vast aantal uur (dienstverband) uitgetrokken voor de ondersteuning van een project of afdeling. Een zzp-er kan efficiënt met tijd omgaan. Als werk sneller af kan en er minder inzet nodig is, scheelt dat tijd en een hoop geld. Of er kan meer gekeken worden naar verschillende fases in een project, waarin meer of minder inzet nodig is.
5. Loyaliteit
Hieraan wordt nogal eens getwijfeld bij zzp-er (schoorsteen moet roken, money first). Ik ben het hier niet mee eens en zie de loyaliteit van een zzp-er als kans (i.p.v. risico). Als ik goede naam kan maken door een project of afdeling perfect te ondersteunen, ga ik daarvoor. Als het project slaagt, behaald is binnen budget, tijd en kwalitatief top is, doet dat mijn ‘zaken’ enorm goed. Ook hiermee wordt het risicobewustzijn weer goed belicht.
6. Kosten
Juist met het oog op financiële risico’s zal de inzet van een zzp-er in de ondersteuning eens goed bekeken moeten worden. Efficiënt omgaan met tijd en geld is een enorme kans. De directe kosten zullen hoger zijn, maar niet zoveel als men denkt. Bij een medewerker in loondienst moet zo’n 30-40% bij het brutoloon worden opgeteld. En dan heb ik het nog niet eens over overige kosten: ontwikkel-opleidingskosten, arbovoorzieningen, ontspanningsmogelijkheden via werk en ook een werkplek kost gemiddeld € 9.000,- per jaar. Met daartegenover een schappelijk uurtarief van een zzp-er management assistent zou de uitkomst van de optelsom weleens anders kunnen zijn.
7. Uitval en arbeidsrechtelijke risico’s
Mijns inziens valt verzuim onder een groot risico bij vaste medewerkers. Kostentechnisch ( een zieke medewerker kost oplopend van € 250,- tot € 400,– per dag als er ook vervanging moet worden geregeld), maar ook bezien vanuit efficiency. Medewerkers nemen uiteraard hun vrije dagen op, worden doorbetaald bij overige afwezigheid. Een zzp-er wordt uitsluitend betaald naar productieve uren. Arbeidsrechtelijk gezien behoeft verder geen uitleg, dat de inzet van een zzp-er een enorme kans biedt.
8. Continu verbeteren
De drive van een zzp-er om zich te ontwikkelen en in te spelen op trends en ontwikkelingen in de markt is enorm. De bekostiging van ontwikkeling is ook voor rekening van de zzp-er. Efficiënt werken is een continue ambitie voor een zzp-er. Kansen, waar een organisatie haar voordeel mee kan doen.
9. Imago
In termen van imago is de inzet van een zzp-er ook een kans t.o.v. een risico. De ‘drive to succes’ is er één waar een opdrachtgever indirect een risico mee vermijdt.
10. Flexibiliteit
Punten 1 t/m 9 komen samen in punt 10, flexibiliteit. Uiteraard heeft iedere organisatie vaste medewerkers nodig. Een stabiele organisatie kan niet zonder om te kunnen floreren, groeien en doelen en ambities te bereiken. Echter, het belang van een flexibele schil is groot in een organisatie. Als deze schil wordt ingevuld met kwalitatief goede en ambitieuze mensen kun je dat een enorme kans noemen.
Uiteraard ben ik enorm benieuwd hoe jij, als manager, bestuurder of projectleider in de zorg of maatschappelijke dienstverlening hierover denkt. Geef het aub aan in de reactie of laten we eens persoonlijk van gedachten wisselen hierover.
Warme groet, Mirella Lapré – de Graaf Heart in Support; management assistent | virtual assistant | HR-ondersteuning www.heartinsupport.nl
Recente reacties